Діловодство

ДІЛОВО́ДСТВО — практична діяльність, що охоплює процеси документува­н­ня службової інформації та організації роботи зі службовими документами. Разом із архів. справою становить єдину документо-інформ. сферу. Більшість служб. документів, зі­браних в установі внаслідок її діяльності, під­лягає зберіган­ню в архіві. Рівень під­готовки цих документів та організації роботи з ними у Д. знач. мірою впливає на якість документів як джерел архів. інформації, а також процеси формува­н­ня архів. фондів. Роз­різняють заг. і спец. Д. Заг. Д. — сукупність процесів, що забезпечують документува­н­ня організац.-роз­порядчої інформації (створе­н­ня організац.-роз­порядчих документів) та організацію роботи з усіма служб. документами в установі. Робота зі служб. документами перед­бачає при­йма­н­ня, реєстрацію, роз­гляд вхід. документів, опрацюва­н­ня, надсила­н­ня вихід. документів, контроль за їхнім викона­н­ням, скла­да­н­ня номенклатур і формува­н­ня справ, під­готовку справ до зберіга­н­ня та користува­н­ня ними. За­значені функції в установах виконує служба Д. Спец. Д. — сукупність процесів створе­н­ня документів, що належать до ін. класів управлін. документації, зокрема первин­но-облік., банків., фінанс., звітно-статист., планової, бухгалтер.-облік. тощо, та організації роботи з ними. В установах ці процеси здійснюють від­повід­ні структурні під­роз­діли — від­діл кадрів, планово-екон. від­діл, бухгалтерія та ін. Крім того, історично сформувалися судове, нотаріал., дипломат. і деякі ін. види Д., що охоплюють процеси створе­н­ня специфіч. видів документів та організації роботи з ними у від­повід. сферах соц. діяльності.

Початк. форми Д. виникли з утворе­н­ням перших держав світу (Шумер., Елам., Єгипет., Ас­сирій., Вавилон.) й були спричинені необхідністю документува­н­ня різних напрямів діяльності цих держав — внутр.-політ., законодав., дипломат., військ., буд., госп., навч. та ін. По­вторюваність операцій з документами і зро­ста­н­ня їхньої кількості зумовлювали усталеність у способах виготовле­н­ня, оформле­н­ня текс­тів, наявність окремих реквізитів і процесів роботи з документами. Тоді ж склалися формуляри багатьох видів документів — облік., фінанс., торг., приватно-майнових, між­держ. договорів, кодексів законів тощо. Досвід антич. держав у сфері Д. запозичений зх.-європ. державами у середні віки, і від­тоді Д. лише удосконалювалося. Як певний наук. напрям воно по­стало у 16 ст., про що, зокрема, свідчить праця Я. фон Рамінгена. Роз­виток Д. у 18–19 ст. повʼязаний зі стрімким зро­ста­н­ням кількості документів, створюваних органами влади, місц. самоврядува­н­ня, держ. під­приємствами, установами, організаціями. Цьому сприяли зруше­н­ня в економіці, збільше­н­ня кількості органів упр., їх функцій, роз­виток осн. сфер соц. діяльності (виробництво, освіта, культура, військ. справа та ін.), а також зро­ста­н­ня демогр. показників, що при­звело до зміни держ. інфра­структури. Збільше­н­ня обсягів потоків документації, яку через набу­т­тя нею ознак типовості називають масовою, зумовило необхідність не тільки раціоналізації та уніфікації процесу створе­н­ня служб. документів, а й організації роботи з ними. Особливу увагу цим пита­н­ням почали приділяти з серед. 19 ст., коли набули пошире­н­ня посібники з рац. організації роботи із «паперами» у держ. апараті, департаментах, ві­домствах. Вже до поч. 20 ст. сформувалась традиц. технологія діловод. процесів, що включає реєстрацію документів, їх роз­гляд, викона­н­ня, формува­н­ня у справи та ін. У 1-й пол. 20 ст. удосконале­н­ня Д. роз­глядали знач. мірою як чин­ник під­вище­н­ня ефективності функціонува­н­ня установи. В основі такого удосконале­н­ня — ви­вче­н­ня способів раціоналізації праці персоналу служби Д., створе­н­ня уніфіков. форм документів, за­стосува­н­ня засобів механізації тощо. Роз­виток теорії і практики Д. у 2-й пол. 20 — на поч. 21 ст. повʼязаний із впровадже­н­ням систем електрон. (компʼютер.) Д. та електрон. документообігу, а також таким наук. напрямом, як керува­н­ня документац. процесами (роз­глядає реалізацію діловод. процесів з по­гляду інформ. менеджменту та реалізації системи керува­н­ня якістю на під­приємстві, в установі, організації).

Початки Д. в Україні сягають часів Київ. Русі та повʼязані з формува­н­ням державності й необхідністю оформле­н­ня офіц. документів, перед­усім дипломат. угод з ін. державами, зокрема Візант. імперією. У часи феод. роз­дробленості зросла кількість офіц. документів; урізноманітнився склад осіб, які мали право від свого імені видавати чи направляти документи — світ. (князі, їхні дружини) та духов. (митрополити, єпис­копи) володарів, урядовців або військ. чинів (бояри, тисяцькі); сформувалися різні риси оформле­н­ня документів на Пн. і Пд. Русі. Включе­н­ня в 14 ст. зх.-укр. земель до складу Польс. королівства сприяло від­чутному впливові зх.-європ. канцелярій на процеси створе­н­ня документів, які почали складати лат. мовою. Пошире­н­ня на укр. землях польс. системи права, поділ. тер. на воєводства та за­провадже­н­ня адм.-судових установ за польс. зразком при­звело до за­стосува­н­ня т. зв. актового Д. В актові книги записували позови, пові­домле­н­ня свідків, текс­ти офіц. документів, вироки суду тощо. Їхньою первіс. формою були реєстри — книги із записами текс­тів вихід. документів, веде­н­ня яких започатковане у канцеляріях Ватикану. Сукупність реєстрів і документів, що зберігалися у канцелярії, часто називали реєстратурою. Цим терміном почали по­значати сукупність діловод. процесів, здійснюваних канцелярією. У 17 ст. в ході Визв. війни під проводом Б. Хмельницького роз­почато формува­н­ня укр. органів держ. упр. Створено й від­повід­ні адм. установи — Ген. військ. канцелярію, Ген. військ. суд, Ген. скарбову канцелярію, Ген. лічил. комісію, Комісію економії тощо. Документи оформлювали пере­важно укр. і рос. мовами, скорописом, деякі — польс., лат. й ін. мовами. У подальшому в силу різних істор. причин на укр. землях за­проваджувалися системи Д. тих країн, до складу яких вони входили (польс., рос., австр., рад.). Д. пере­ведено на діловодну систему рос. і польс. установ. Набу­т­тя Україною незалежності зумовило необхідність формува­н­ня влас. нац. законодав. і нормативно-правової бази. Цей період по­значений ви­да­н­ням перших у незалеж. Україні нормативно-правових актів, норматив. документів (держ. стандартів), а також наук. і метод. літ-ри з Д. Осн. нормативно-правовим актом, що регулює організацію Д., є друга редакція Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (2001). Важливу роль у формуван­ні норматив. і наук.-метод. бази у галузі Д. й архів. справи ві­ді­грають Держ. комітет архівів України, що є спец. уповноваженим центр. органом виконав. влади у сфері архів. справи та Д., його галуз. ін­ститут — Укр. НДІ архів. справи та документо­знавства (створ. 1994), а також ін. наук. ін­ституції, серед яких — Держ. НДІ інформатизації та моделюва­н­ня економіки, Ін­ститут архіво­знавства НБУВ (усі — Київ).

Завантажити статтю