Діловодство - Енциклопедія Сучасної України
Beta-версія
Діловодство

ДІЛОВО́ДСТВО – практична діяльність, що охоплює процеси документування службової інформації та організації роботи зі службовими документами. Разом із архів. справою становить єдину документо-інформ. сферу. Більшість служб. документів, зібраних в установі внаслідок її діяльності, підлягає зберіганню в архіві. Рівень підготовки цих документів та орг-ції роботи з ними у Д. знач. мірою впливає на якість документів як джерел архів. інформації, а також процеси формування архів. фондів. Розрізняють заг. і спец. Д. Заг. Д. – сукупність процесів, що забезпечують документування організац.-розпорядчої інформації (створення організац.-розпорядчих документів) та орг-цію роботи з усіма служб. документами в установі. Робота зі служб. документами передбачає приймання, реєстрацію, розгляд вхід. документів, опрацювання, надсилання вихід. документів, контроль за їхнім виконанням, складання номенклатур і формування справ, підготовку справ до зберігання та користування ними. Зазначені функції в установах виконує служба Д. Спец. Д. – сукупність процесів створення документів, що належать до ін. класів управлін. документації, зокрема первинно-облік., банків., фінанс., звітно-статист., планової, бухгалтер.-облік. тощо, та орг-ції роботи з ними. В установах ці процеси здійснюють відповідні структурні підрозділи – відділ кадрів, планово-екон. відділ, бухгалтерія та ін. Крім того, історично сформувалися судове, нотаріал., дипломат. і деякі ін. види Д., що охоплюють процеси створення специфіч. видів документів та орг-ції роботи з ними у відповід. сферах соц. діяльності.

Початк. форми Д. виникли з утворенням перших держав світу (Шумер., Елам., Єгипет., Ассирій., Вавилон.) й були спричинені необхідністю документування різних напрямів діяльності цих держав – внутр.-політ., законодав., дипломат., військ., буд., госп., навч. та ін. Повторюваність операцій з документами і зростання їхньої кількості зумовлювали усталеність у способах виготовлення, оформлення текстів, наявність окремих реквізитів і процесів роботи з документами. Тоді ж склалися формуляри багатьох видів документів – облік., фінанс., торг., приватно-майнових, міждерж. договорів, кодексів законів тощо. Досвід антич. держав у сфері Д. запозичений зх.-європ. державами у середні віки, і відтоді Д. лише удосконалювалося. Як певний наук. напрям воно постало у 16 ст., про що, зокрема, свідчить праця Я. фон Рамінгена. Розвиток Д. у 18–19 ст. пов’язаний зі стрімким зростанням кількості документів, створюваних органами влади, місц. самоврядування, держ. підпр-вами, установами, орг-ціями. Цьому сприяли зрушення в економіці, збільшення кількості органів упр., їх функцій, розвиток осн. сфер соц. діяльності (вироб-во, освіта, культура, військ. справа та ін.), а також зростання демогр. показників, що призвело до зміни держ. інфраструктури. Збільшення обсягів потоків документації, яку через набуття нею ознак типовості називають масовою, зумовило необхідність не тільки раціоналізації та уніфікації процесу створення служб. документів, а й орг-ції роботи з ними. Особливу увагу цим питанням почали приділяти з серед. 19 ст., коли набули поширення посібники з рац. орг-ції роботи із «паперами» у держ. апараті, департаментах, відомствах. Вже до поч. 20 ст. сформувалась традиц. технологія діловод. процесів, що включає реєстрацію документів, їх розгляд, виконання, формування у справи та ін. У 1-й пол. 20 ст. удосконалення Д. розглядали знач. мірою як чинник підвищення ефективності функціонування установи. В основі такого удосконалення – вивчення способів раціоналізації праці персоналу служби Д., створення уніфіков. форм документів, застосування засобів механізації тощо. Розвиток теорії і практики Д. у 2-й пол. 20 – на поч. 21 ст. пов’язаний із впровадженням систем електрон. (комп’ютер.) Д. та електрон. документообігу, а також таким наук. напрямом, як керування документац. процесами (розглядає реалізацію діловод. процесів з погляду інформ. менеджменту та реалізації системи керування якістю на підпр-ві, в установі, орг-ції).

Початки Д. в Україні сягають часів Київ. Русі та пов’язані з формуванням державності й необхідністю оформлення офіц. документів, передусім дипломат. угод з ін. державами, зокрема Візант. імперією. У часи феод. роздробленості зросла кількість офіц. документів; урізноманітнився склад осіб, які мали право від свого імені видавати чи направляти документи – світ. (князі, їхні дружини) та духов. (митрополити, єпископи) володарів, урядовців або військ. чинів (бояри, тисяцькі); сформувалися різні риси оформлення документів на Пн. і Пд. Русі. Включення в 14 ст. зх.-укр. земель до складу Польс. королівства сприяло відчутному впливові зх.-європ. канцелярій на процеси створення документів, які почали складати лат. мовою. Поширення на укр. землях польс. системи права, поділ. тер. на воєводства та запровадження адм.-судових установ за польс. зразком призвело до застосування т. зв. актового Д. В актові книги записували позови, повідомлення свідків, тексти офіц. документів, вироки суду тощо. Їхньою первіс. формою були реєстри – книги із записами текстів вихід. документів, ведення яких започатковане у канцеляріях Ватикану. Сукупність реєстрів і документів, що зберігалися у канцелярії, часто називали реєстратурою. Цим терміном почали позначати сукупність діловод. процесів, здійснюваних канцелярією. У 17 ст. в ході Визв. війни під проводом Б. Хмельницького розпочато формування укр. органів держ. упр. Створено й відповідні адм. установи – Ген. військ. канцелярію, Ген. військ. суд, Ген. скарбову канцелярію, Ген. лічил. комісію, Комісію економії тощо. Документи оформлювали переважно укр. і рос. мовами, скорописом, деякі – польс., лат. й ін. мовами. У подальшому в силу різних істор. причин на укр. землях запроваджувалися системи Д. тих країн, до складу яких вони входили (польс., рос., австр., рад.). Д. переведено на діловодну систему рос. і польс. установ. Набуття Україною незалежності зумовило необхідність формування влас. нац. законодав. і нормативно-правової бази. Цей період позначений виданням перших у незалеж. Україні нормативно-правових актів, норматив. документів (держ. стандартів), а також наук. і метод. літ-ри з Д. Осн. нормативно-правовим актом, що регулює орг-цію Д., є друга редакція Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (2001). Важливу роль у формуванні норматив. і наук.-метод. бази у галузі Д. й архів. справи відіграють Держ. ком-т архівів України, що є спец. уповноваженим центр. органом виконав. влади у сфері архів. справи та Д., його галуз. ін-т – Укр. НДІ архів. справи та документознавства (створ. 1994), а також ін. наук. інституції, серед яких – Держ. НДІ інформатизації та моделювання економіки, Ін-т архівознавства НБУВ (усі – Київ).

Літ.: Шепелев Л. Е. Изучение делопроизводственных документов ХІХ – начала ХХ ст. // Вспомогательные истор. дисциплины: Сб. науч. тр. Ленинград, 1968; Дашкевич Я. Р. Адміністративні, судові й фінансові книги на Україні в ХІІІ–ХVІІІ ст.: Проблематика, стан і методика дослідження // Істор. джерела та їх використання. К., 1969. Вип. 4; История делопроизводства в СССР: Учеб. пособ. Москва, 1974; Каштанов С. М. Русские княжеские акты Х–ХIV вв. (до 1380 г.) // Археогр. ежегодник за 1974 г. Москва, 1974; Янковая В. Ф. Оптимизация текстов управленческих документов в историческом аспекте // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. Москва, 1986; Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. пособ. Москва, 1993; Ларин М. Основные этапы развития делопроизводства в России // Студії з архів. справи та документознавства. К., 1996. Т. 1; Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) // Студії з архів. справи та документознавства. К., 1999. Т. 5; Нариси історії архівної справи в Україні. К., 2002; Райхцаум А. Л. Организация и совершенствование делопроизводства в 50–80-х гг. ХХ века // Делопроизводство. 2002. № 1; Купчинський О. А. Акти та документи Галицько-Волинського князівства ХІІІ – першої половини ХІV століть: Дослідження. Тексти. Л., 2004; Кулешов С. З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920–1930-х роках // Студії з архів. справи та документознавства. К., 2004. Т. 11.

С. Г. Кулешов, О. М. Загорецька

Стаття оновлена: 2007