Документ

ДОКУМЕ́НТ Д. (від лат. documentum — свідче­н­ня, по­вчал. приклад, спосіб доказу) є обʼєктом ви­вче­н­ня документознавства, архівознавства, дипломатики, палеографії, археографії, бібліографознавства, інформатики та ін. У різних наук. дисциплінах і циклах наук у процесі їхнього роз­витку сформувалися специфічні під­ходи до ро­зумі­н­ня сутності Д., тому заг.-прийняте ви­значе­н­ня цього терміна нині від­сутнє. Роз­біжності щодо трактува­н­ня Д. існували й існують також у межах однієї науки, зокрема на поч. 20 ст. у джерело­знавстві історичному пред­ставники певних наук. шкіл вважали Д. всі артефакти, ін. вчені — лише офіц. або служб. Д. (певною мірою такий під­хід від­бито в сучас. поділі істор. джерел на оповід­ні та документал.). Юрид. сила, як атрибут Д., фігурує у його ви­значе­н­нях із позицій право­знавства. Тривалий час у діловодстві й архіво­знавстві гол. ознаками Д. були оформле­н­ня від­повід­но до певних вимог і наявність юрид. сили та умова створе­н­ня й функціонува­н­ня у межах установи. У 2-й пол. 20 ст. на ви­значе­н­ня цього поня­т­тя вплинуло пошире­н­ня різних видів носіїв документ. інформації та викори­ста­н­ня досягнень інформатики. Д. почали трактувати як матеріал. обʼєкт, що містить закріплену інформацію та при­значений для її пере­дава­н­ня і викори­ста­н­ня. У бібліотекознавстві та бібліо­графо­знавстві це дає під­стави вважати Д. не лише неопубл. матеріали, а й опубл., тобто ви­да­н­ня. Від­повід­но до Нац. стандартів Д. — інформація, що зафіксована на матеріал. носії, гол. функцією якого є зберіга­н­ня та пере­дава­н­ня її в часі й просторі. Запис інформації у такому разі має від­повід­ати характеристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характеристики запису інформації — функціонал. та структурно-композиц. ознаки творів певного жанру літ-ри чи мистецтва (роман, моно­графія, хронікально-документал. фільм тощо); номінал. — функціонал. та структурно-композиц. ознаки певного виду задокументов. служб. чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоден­ник тощо). У сфері діловодства й архів. справи створе­н­ня та функціонува­н­ня Д. повʼязують з його юрид. силою, що на­дана чин­ним законодавством і є під­ставою для виріше­н­ня правових питань та здійсне­н­ня управлін. функцій. Одна із гол. характеристик Д. — його функції. Серед заг.-документац. функцій ви­окремлюють пі­знавал., мемор., культурну, функцію свідче­н­ня та ін. Диференціацію Д. за виконуваними функціями здійснюють за різними ознаками, однак найпоширеніша — за функціями жанрів і номіналів Д., кожен з яких спеціалізується на забезпечен­ні певної інформ. потреби. Сукупності видів жанрів або номіналів можна обʼ­єд­нати за спіл. осн. соц. функцією, що ви­ступає критерієм під час створе­н­ня класифікацій Д. Зміст осн. соц. функції кожного класу Д., системи документації, як правило, спрямований на забезпече­н­ня інформацією певної сфери діяльності су­спільства (політ., управлін., наук., вироб. тощо, їх напрямів) і, за умови універсал. тематики, — забезпече­н­ня його певним видом інформації (напр., фактогр., рефератив., оглядово-аналіт.). Про­блеми класифікува­н­ня Д. роз­глядають у межах типології Д. — роз­ділу наук. знань про поділ Д., що є складовою кожної наук. дисципліни, яка досліджує Д. чи окремі його види. Існує також поня­т­тя типологізації Д. — класифікува­н­ня за найсут­тєвішою ознакою для певної практ. роботи, теор. дослідж., галузі наук. знань, сфери діяльності. Класифікува­н­ня Д. здійснюють виходячи з потреб практич. роботи або під час виріше­н­ня дослідниц. зав­дань. Найпоширенішою є ієрархічна структура класифікації, в якій кожне заг. поня­т­тя Д. (родове) поділяють на більш конкретизов. (видові). Осн. ознакою поділу в багатьох класифікаціях Д. є їхня темат. ознака — належність змісту до певної теми, про­блеми, пита­н­ня, напряму діяльності чи галузі знань (фактично класифікація Д. за їхнім змістом або документ. інформацією). У діловодстві за­стосовують різні види класифікацій Д. Зокрема служб. Д. групують за послідовністю створе­н­ня (оригінал, дублікат, копія, витяг), за рівнем до­ступу (заг.-до­ступні в установі, для служб. користува­н­ня, секретні), за юрид. силою (які ще не реалізували юрид. силу і які реалізують юрид. силу). За­значені прості класифікації однорівневі — виділені групи Д. не мають подальшого поділу на види. Під час класифікува­н­ня управлін. Д. установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) Д. поділяють на під­групи (під­класи) та види. Видами Д. у такому випадку є номінали (акт, протокол, наказ) або види номіналів (акт виконаних робіт, протокол засі­да­н­ня колегії мін-ва, наказ про за­охоче­н­ня працівника). Вид номіналу Д. (напр., акт про списа­н­ня матеріал. цін­ностей, наказ про ліквідацію під­приємства, заява про на­да­н­ня від­пустки) може вказувати на тему Д., роз­криту в його змісті. Тематика служб. Д. є однією із засад для групува­н­ня Д. під час формува­н­ня їх у справи в діловодстві установи. Вона також дає під­стави для обʼ­єд­на­н­ня видів їхніх номіналів у певні класи документації (зокрема управлін. — у торг., цінову та ін.). Однак поділ Д. установи здійснюють не лише за темат., а й за функціонал. ознакою. Напр., управлін. служб. Д. диференціюють на такі, що виконують організац., роз­порядчу, первин­но-облік., планову, звітну, статистичну функції. Обʼ­єд­на­н­ня видів номіналів цих Д. (вони можуть бути тематично різними) дає від­повід­ні класи управлін. документації: організац.-роз­порядчої, первин­но-облік., планової, звітно-статистичної. Такі класи (системи документації) є під­системами управлін. документації. Класифікацію уніфіков. систем управлін. документації та склад їхніх уніфіков. форм Д. містить Держ. класифікатор управлін. документації.

Завантажити статтю